Reducir y mantener la creación de registros médicos duplicados mediante pruebas de usabilidad y rediseño del sistema.

La creación de registros médicos duplicados es un error común y consecuente de los sistemas de atención médica, a menudo causado por una mala usabilidad del sistema de búsqueda y una capacitación inadecuada del usuario.

Realizaron dos fases de pruebas de usabilidad basadas en escenarios con registradores de pacientes que trabajan en áreas con riesgo de generar registros médicos duplicados.

En la fase 1 evaluaron el sistema de búsqueda existente, lo que condujo a rediseños del sistema. La fase 2 probaron el sistema rediseñado para mitigar posibles errores antes de la implementación en todo el sistema de salud.

Para evaluar la efectividad del sistema, compararon las posibles tasas mensuales de registros médicos duplicados para los meses previos y posteriores a la implementación.

Entre los resultados, se encontró que, el sistema existente no podía manejar eficazmente una falta de ortografía, lo que provocó una búsqueda fallida y la creación de registros médicos duplicados.

Usando el sistema existente, el 96% de los registradores encontraron nombres de pacientes comúnmente escritos, mientras que solo el 69% encontró con éxito nombres complicados.

Los registradores carecían del conocimiento y el uso de una función de coincidencia fonética para ayudar en errores ortográficos. El nuevo sistema capturó consistentemente al paciente correcto independientemente de la falta de ortografía, pero la búsqueda arrojó más coincidencias potenciales, lo que resultó en, en promedio, 4 segundos más para seleccionar nombres comunes.

La tasa potencial de registros médicos duplicados mensuales se redujo en un 38%, del 4% al 2,3% después de la implementación del nuevo sistema, y ​​se ha mantenido en un promedio del 2,5% durante 2 años.

En conclusión, las pruebas de usabilidad fueron un método eficaz para revelar problemas y ayudar a rediseñar el sistema para ofrecer un sistema más fácil de usar, reduciendo así la posibilidad de duplicación de registros médicos.

Finalmente, mayores estándares de usabilidad garantizarían que estas mejoras se puedan realizar antes y no después de exponer a los pacientes a los riesgos.

Referencia: Khunlertkit, PhD Adjhaporn; Dorissaint, Leonard BS; Chen, Allen PhD, MD; Paine, Lori DrPH; Pronovost, Peter J. PhD, MD  Reducir y mantener la creación de registros médicos duplicados pruebas mediante usabilidad y rediseño del sistema, Journal of Patient Safety: octubre de 2021 – Volumen 17 – Número 7 – p e665-e671 doi: 10.1097 / PTS .0000000000000434.

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